09/23/2020

Las mejores tendencias para gestionar tiempos de trabajo en tus equipos

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Posted on 17 marzo 2016

La gestión del tiempo es algo que ocupa una gran parte de la actividad de los directores de proyectos y de los líderes de equipos. ¿Dónde se nos va el tiempo? ¿Cómo gestionamos las actividades? Es difícil predecir el futuro, pero vamos a intentarlo. A continuación detallamos 5 tendencias de gestión del tiempo a tener en cuenta en 2016.

1. Más multitarea
No se tiene que buscar mucho para encontrar estudios que dicen que la multitarea dificulta el trabajo.

El estudio de investigación de 2009 por la Universidad de Stanford demuestra que los “multitaskers” siempre obtienen resultados peores.

Conclusión: las personas que están constantemente sometidas a interrupciones, que están bombardeadas de emails y otras alertas tienen más dificultades para concentrarse, focalizar su atención, memorizar y les cuesta más rendir que las personas que trabajan dedicados a una sola cosa.

Pero, a pesar de eso, parece que la multitarea nos está invadiendo y no parece que esto vaya a cambiar a corto plazo. Añadimos en nuestra vida cada vez más compromisos(personales y profesionales) así que es un factor que deberemos tener en cuenta.

2. Más tiempo parcial
Cada vez más, los directores de proyectos y los jefes de equipo deberán contar con colaboradores trabajando a “tiempo parcial”. Eso se debe principalmente a un cambio de cultura.Las personas en general buscan conciliar mejor su vida personal y su vida profesional. Compañías como Netflix, Microsoft e inclusoAdobe han anunciado cambios en las políticas de permisos parentales este año, y es probable, que otras empresas sigan su ejemplo. Es una buena práctica, que ayuda a la retención y el reclutamiento.

Esas tendencias hacia una mayor flexibilidad laboral tendrán, sin duda, un impacto en nuestra forma de gestionar el tiempo de trabajo y planificar los proyectos en función de la disponibilidad de los recursos.

3. Menos desplazamientos
La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (Society for Human Ressource Management) publicó una encuesta realizada con 400 empresas donde informa que el trabajo flexible está en aumento. No se trata tanto de trabajo a distancia o de trabajo remoto sino de trabajar desde casa. Cada vez más, las personas intentan trabajar total o parcialmente desde su hogar reduciendo los desplazamientos. Esa tendencia también impacta en la gestión del tiempo de trabajo. Los empleados que trabajan desde casa toman poco a poco conciencia de que necesitan informar de lo que están haciendo. Los supervisores, a su vez, necesitan esta transparencia para no caer en un problema a veces asociado al teletrabajo: «fuera de la vista, fuera de la mente “. Herramientas de control del tiempo, de cuantificación del trabajo, de planificación y organización de proyectos, de presentación de informes son imprescindibles para asentar una relación de confianza entre la compañía y sus empleados y facilitar la gestión de equipos en este tipo de entornos. Asimismo, esas herramientas a lo largo del tiempo permiten demostrar que la eficiencia y la productividad suelen aumentar.

4. Más automatización
Siempre habrá una necesidad de sistemas de seguimiento y gestión del tiempo, y no va a cambiar este año. Informar acerca de nuestra gestión de actividades no debería ser un problema, sobre todo si disponemos de soluciones fáciles de usar, que nos proporcionan también datos para ayudarnos a optimizar nuestro tiempo y gestionar mejor las tareas. Soluciones que recogen la información de forma automática permitiéndonos reducir el reporting manual y la burocracia. Creo que estos sistemas de cuantificación del trabajo, totalmente transparentes, se implantarán definitivamente hasta convertirse en una herramienta de trabajo más. Los datos benefician a todos

5. Más previsiones
El uso de estos sistemas de seguimiento del tiempo de trabajo debería también ayudarnos a elaborar previsiones. Gracias al histórico de datos podríamos prever con mayor facilidad lo que va a ocurrir y tomar decisiones basadas en modelos predictivos.  Estamos un poco lejos todavía pero es probable que en los próximos años veamos emerger este tipo de sistemas que realmente aportan ciencia a la gestión de equipos.

Si pensabas que la gestión del tiempo consistía en elaborar tablas de horarios, te equivocabas. Los sistemas de organización del trabajo y las políticas están cambiando, la sociedad está cambiando y la tecnología avanza muy rápidamente. Nuestra forma de gestionar el tiempo va a cambiar durante los próximos años. Todo empieza por saber cómo gestionamos nuestro tiempo. ¿Quieres dar el primer paso?¡Vamos!

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