SILENCIO EN LA REUNIÓN… ¿ME TENGO QUE PREOCUPAR O PASO AL SIGUIENTE PUNTO?

Silencio en la reunión… ¿me tengo que preocupar o paso al siguiente punto?
Por Pilar Torrijos Gijón

Dice Mark Sanborn que «en el trabajo en equipo, el silencio no es oro, es mortal».

Todos hemos estado en reuniones en las que el líder hace una pregunta y recibe el silencio por respuesta.

Es una situación incómoda, y casi siempre es el propio líder el que a los pocos segundos rompe el silencio ofreciendo su punto de vista, deseando que esta vez su intervención provoque una animada conversación.

¿Te has parado a pensar por qué la gente calla?

Imagina el siguiente escenario:

Reunión del equipo. Acabas de explicar cómo se va a reorganizar el departamento a partir de ahora. Finalizas tu intervención y abres el turno de preguntas. Parece que todo quedó bien explicado puesto que nadie pide aclaraciones.

Dices: —¿Estáis todos de acuerdo?

El colaborador que siempre participa dice que sí, el resto calla. O bien, algunos cabecean asintiendo a medias. No hay objeciones, nadie discrepa ni alza la voz. Eso te basta para dar el dar el asunto por zanjado.

Satisfecho, pasas al siguiente punto de la reunión.

Unos días después…

 Te sorprende que nadie siga el nuevo procedimiento y te preguntas cómo es posible que nadie cumpla, ¿acaso no estaba todo el mundo de acuerdo?

 Uno de los asistentes a la reunión pide hablar contigo y te pregunta: —¿Recuerdas que hablamos de cómo reorganizarnos? pues es que no estoy seguro de que la cosa funcione porque bla, bla, bla.

Si había opiniones en contra ¿por qué nadie las compartió en la reunión? O quizá sí se plantearon algunas preguntas, pero nada que hiciera pensar que no apoyaran el plan.

 descubres que “radio pasillo” está funcionando a pleno rendimiento a cuenta del tema tratado en la reunión y del nadie quiso opinar en su momento.

Lo que demuestra que la gente en realidad sí tenía opinión, pero que por algún motivo –ahora veremos cuáles– consideró que era mejor no expresar.

Si no dices nada, me estás dando un ‘SI’

En un foro de debate sobre liderazgo y trabajo en equipo que seguí durante un tiempo en internet, uno de los participantes comentó el método que utilizaba para evitar el silencio de sus colaboradores. Decía que una vez que les presentaba una nueva propuesta o les informaba de una decisión que la empresa había tomado, a continuación les anunciaba: —Si os quedáis callados, voy a entender que estáis de acuerdo con lo que estoy planteando.

De esta forma, conseguía que cualquier desacuerdo se presentara en el momento. Y si a posteriori algún miembro del equipo le planteaba sus reservas decía: —Tenías que haber hablado cuando debiste hacerlo, ahora ya está todo en marcha; la próxima vez, dilo.

El silencio tiene muchos significados

La pregunta de por qué los colaboradores no participan más en las reuniones tiene múltiples respuestas: porque quizá tienen miedo a hacerlo, les da vergüenza, se sienten inhibidos, creen que su opinión no va a servir para nada, por timidez, para no crear un conflicto, para evitar una conversación incómoda, etc.

Me atrevería a decir que el 90% de las veces el bajo nivel de participación no es por culpa del colaborador, sino del que dirige la reunión.

De hecho, me gustaría desterrar la creencia de que quien no habla es porque no está comprometido. Tal vez el problema no sea la apatía o la falta de motivación, sino otras cosas.

Por ejemplo, podría ser que una persona no pueda (o no quiera) participar porque:

  • necesite tiempo
  • se esté protegiendo
  • quiere hablar, pero no tiene la oportunidad de hacerlo
  • no pregunta para no parecer ignorante
  • ha perdido la confianza
Veamos cada punto de forma más detenida.

  Las personas callan porque necesitan Tiempo.

Tiempo para reflexionar, procesar la información (entenderla, si es preciso) y posicionarse.

  Las personas también callan para protegerse.

Hay colaboradores –en especial los más junior– que eligen callar cuando su opinión es contraria a la del jefe o a la de la mayoría de sus compañeros. Se sienten inseguros por cómo se vaya a recibir su voz discrepante y optan por morderse la lengua para no crear conflicto. De la misma manera, prefieren no dar su opinión por miedo a que el hecho de hablar les pueda meter en problemas. Cuando hay temor a las consecuencias, el silencio se ve como la alternativa más segura.

  Las personas quieren hablar, pero no siempre tienen oportunidad de hacerlo.

No hay que imaginar mucho para hacerse una idea de lo difícil que puede ser contribuir en una reunión cuando quien las dirige permite que se pueda interrumpir al hablar, no se respetan los turnos, se habla a la vez, y se tolera que uno o varios miembros monopolicen la reunión. No nos olvidemos de las personas que son más tímidas e introvertidas, ellas también tienen mucho que aportar, sólo necesitan un entorno seguro para poder compartir sus ideas.

  A veces, las personas no preguntan para no parecer ignorantes.

Es una paradoja. Se da por hecho que el resto de compañeros permanece en silencio porque han comprendido, cuando la realidad es que la pregunta que uno hace es la misma duda que otros muchos tienen y no se atreven a reconocer. ¡Cuántas veces una pregunta ha sido el desencadenante de una productiva conversación!

  La falta confianza también engendra silencio.

A veces es una cuestión de pura supervivencia para los colaboradores. Solo hay que remontarse a cómo se acogió la participación de sus miembros en anteriores reuniones… si su propio jefe les puso en evidencia, les avergonzó o ignoró sus planteamientos, es lógico que las reuniones posteriores se vuelvan silenciosas y nadie esté dispuesto a compartir sus puntos de vista.

Las reuniones siempre son una oportunidad para que todos aprendan y debatan. Si lideras, pide con regularidad a tus colaboradores que den su opinión, que hagan preguntas, que cuenten si tienen alguna preocupación… En definitiva, que sientan que su voz se escucha.

De lo contrario, te estarás perdiendo ideas –seguramente muchas de ellas brillantes– y sugerencias sobre temas de los que son expertos. Pero sobre todo, estarás dejando pasar la oportunidad de ganarte su confianza.

Proponiendo soluciones…

  • Si necesitas que tus reuniones sean más participativas experimenta con la táctica que vimos al principio de ‘el silencio implica acuerdo. Tal vez consigas que algunos colaboradores se lancen a decir en el momento lo que piensan en lugar de venir con el problema después.
  • Si es un grupo grande, prueba a dividirlo. Está demostrado que las personas son más propensas a participar cuando el grupo es más pequeño.
  • Si el tema de discusión es complejo, adelanta la idea principal antes de la reunión para que lo piensen, se formen una opinión y preparen sus argumentos antes de compartirlos con el grupo.
  • Si la participación ha decaído porque algunas personas tienden a monopolizar las reuniones, es tarea del líder cambiar las cosas y crear un entorno seguro donde puedan escucharse todas las opiniones y donde todos tengan la oportunidad de aportar.

En tu próxima reunión, prueba a observar quién no ha participado, observa el lenguaje no verbal, presta atención a si alguien del equipo hace intención de hacer un comentario o una pregunta, comprueba que se ha comprendido el tema que se ha discutido, pide la opinión de los que suelen contribuir menos, y por último, escucha y valora a todos por igual. Supone un pequeño esfuerzo por tu parte, y a cambio tienes mucho que ganar.

Fuente: http://elblogdelmandointermedio.com/2018/05/09/reuniones-poco-participativas-colaboradores-silenciosos/

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Autor: gustavo1941

Ex preso politico cubano, refugiado en EE UU. Presidente de la Academioa Cubana de Altos Estudios Masonicos de la Gran Logia de Cuba de AL y AM (2005 a 2011); Gran Canciller Secretario General del Supremo Consejo del grado 33 para la Republica de Cuba del REAYA(2005-2008). Autor y conferencista.

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