SOCIEDAD CIVIL

Hablemos de liderazgo; 4 CLAVES PARA FINALIZAR UNA REUNIÓN

Elizabeth Doty en strategy+ business del pasado 13 de septiembre plantea que los líderes deben marcar el ritmo en los primeros cinco minutos de una reunión y luego diseñar activamente cómo mantener a los participantes productivos durante el desarrollo de la misma. Pero, también, deben ser muy cuidadosos con la forma de cerrarla para asegurarse de que los equipos se marchan con decisiones claras y con su compromiso de implementar los pasos siguientes.

Desgraciadamente esto no ocurre en muchas ocasiones y los participantes realizan el trabajo complicado y creativo de diagnosticar los asuntos, analizar los problemas y pensar y ofrecer nuevas ideas pero no ven el fruto de su trabajo porque no son capaces de convertir sus ideas en acciones. Otras veces esto ocurre por las prisas de acabar una reunión por los múltiples compromisos de sus asistentes con lo que se define un plan con demasiadas prisas o se presiona a los participantes a que acepten compromisos que no han tenido tiempo de pensar bien o que son irrealizables.

Cualquiera de estos dos errores pueden ocasionar la necesidad de celebrar innumerables nuevas reuniones sin soluciones, lo que conduce a la frustración y cinismo de los asistentes. Para evitarlo Dotty propone seguir estas estrategias:

1.- Preparar el final

La clave de esta estrategia consiste en que para preparar un cierre eficaz los líderes deben indicar al grupo que deben comenzar a “seleccionar ”entre  las ideas, opiniones o soluciones que se han ido poniendo sobre la mesa ( por ejemplo de diez reducir a tres los candidatos a un puesto). El momento más adecuado para hacerlo es aproximadamente en el punto medio del tiempo reservado para la reunión. Si la reunión está yendo bien se puede preguntar: “¿Cuáles son las posibles implicaciones de esta discusión en términos de acciones concretas que podemos tomar?”

Si la reunión no va bien este enfoque puede ayudar. Por ejemplo si existen fricciones en el grupo los líderes pueden intentar ayudar a aclarar la esencia del conflicto preguntando: “¿Cuáles son los puntos principales de acuerdo hasta el momento?” o si el grupo no es muy participativo. “¿Qué es lo que es más importante para el grupo para poder seguir avanzando?”

2.- Buscar una decisión

Una vez que el grupo ha disminuido sus opciones es el momento de tomar una decisión. Idealmente los líderes habrán expuesto su proceso de decisión preferido al comienzo de la reunión: si desean una recomendación de cada persona antes de tomar la decisión ellos mismos, si quieren que el grupo llegue a un consenso, etc, por lo que deben recordar su plan y aplicarlo a las opciones que el grupo ha identificado. Posteriormente deberán hacer una síntesis de la decisión y comprobar el grado de compromiso de los participantes. Pueden decir por ejemplo: “De acuerdo he/hemos decidido hacer X. ¿Estáis realmente dispuestos a implementar esta decisión? ¿Tiene alguien alguna pregunta o reparo? Es importante que los líderes escuchen y reflexionen sobre las respuestas de los asistentes.

Si los líderes perciben que el compromiso es débil tienen dos opciones: diferir la decisión y desarrollar un plan para abordar los temas abiertos o seguir adelante con la decisión pero reconociendo los reparos y diseñando un plan para tenerlos en cuenta en el proceso de implementación.

3.- Definir nuevos pasos

Una vez que la decisión está tomada el grupo debe acordar sobre quién tiene que impulsar el proceso hacia delante. Los líderes pueden dedicar de 5 a 10 minutos para definir los primeros pasos y a marcar un calendario para el seguimiento.

4.- Reflexionar sobre el proceso

Los últimos cinco minutos de una reunión pueden estar dedicados a reflexionar sobre lo que ha funcionado y lo que no en el desarrollo de la misma. Los líderes pueden hacerlo por ejemplo pidiendo a los participantes que valoren del 1 al 10 la eficacia de la misma o preguntando: “¿Qué hemos hecho individualmente o como grupo para generar los resultados que hemos obtenido?” o “¿Qué es lo que podemos hacer la próxima vez individualmente o como grupo para que la reunión sea más eficaz?”

Publicado por Isabel Carrasco

FUENTE: http://clavesliderazgoresponsable.blogspot.com/2021/09/4-claves-para-finalizar-una-reunion.html

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